Expiry Manager - No te pierdas nunca lo que importa cuando la fecha importa

Funcionalidades principales

Expiry Manager reemplaza los workflows de seguimiento manual de documentos con un proceso simplificado de 3 pasos: escanea el documento una sola vez, define el plazo de aviso previo que prefieras y el sistema te avisará antes de que venza cualquier elemento que estés controlando. Su función Smart Scan analiza las fotos de los documentos subidos, extrae las fechas relevantes con un 96% de confianza, y te permite revisar y confirmar los valores detectados antes de guardarlos. Los recordatorios se pueden configurar para enviarse hasta 6 meses antes de la fecha de vencimiento.

Casos de uso admitidos

La plataforma cubre todos los elementos comunes donde la fecha es un factor crítico para personas y equipos:

1. Pasaportes y licencias de conducir, para asegurar que los documentos de viaje estén vigentes meses antes de los viajes planeados

2. Seguros y cobertura vehicular MOT, para evitar vencimientos y aumentos no planeados del costo de la prima

3. Certificados de trabajo del personal, para mantener el cumplimiento empresarial en distintos equipos o lugares de trabajo

4. Suscripciones personales y empresariales, para controlar costos recurrentes, próximas renovaciones, vencimientos de periodos de prueba y cambios de precio

5. Garantías de productos y membresías, para que puedas usar la cobertura antes de que se termine

6. Artículos compartidos del hogar, donde varios miembros de la familia necesitan acceder a la misma información de vencimiento

Características de espacios de trabajo y equipos

Los usuarios pueden crear espacios de trabajo compartidos separados para distintos grupos de elementos, a la vez que mantienen los elementos personales privados ocultos de los otros miembros. Hay tres niveles de rol disponibles: Propietario, Editor y Visualizador, para controlar los permisos de acceso. La plataforma también incluye registros de actividad del espacio de trabajo, pistas de auditoría, herramientas de exportación de datos, un periodo de recuperación de eliminaciones y controles de revocación de sesiones. Para el seguimiento de suscripciones, el panel muestra todas las renovaciones próximas, el gasto total anual y la cantidad de suscripciones activas, para ayudar a los usuarios a identificar costos innecesarios. El ejemplo de la plataforma muestra que se evitaron 286 £ de costo anual por cancelaciones proactivas y ajustes de planes.

Diseño de seguridad

Todos los datos sensibles de los usuarios están cifrados, con seguridad a nivel de fila aplicada a cada tabla de la base de datos orientada al usuario. Los archivos subidos nunca se exponen como URL públicas, y se eliminan una vez que se confirman las fechas relevantes del documento. Ningún valor de fecha detectado por OCR o IA se guarda en tu cuenta sin tu confirmación explícita.

Planes de precios

Todos los planes incluyen recordatorios inteligentes, acceso al calendario y subidas con acceso controlado:

• Plan gratuito: 0 $ al mes, admite 12 elementos totales para seguimiento, 5 escaneos mensuales y recordatorios estándar

• Plan Premium: 4 $ al mes, admite elementos ilimitados, cronogramas de recordatorios totalmente personalizados y seguimiento histórico completo

• Plan Teams: 6 $ al mes, admite carpetas compartidas, hasta 5 miembros totales y seguimiento de suscripciones para hogares o negocios compartidos